Planowanie to klucz do efektywnego życia – pomaga nam realizować cele, zachować równowagę i uniknąć przeciążenia. Jednak w tradycyjnym podejściu do planowania często skupiamy się tylko na tym, ile zadań uda się nam zmieścić w kalendarzu, ignorując nasze zasoby wewnętrzne. A przecież to one – nasze siły, emocje i możliwości – decydują o tym, czy w ogóle jesteśmy w stanie sprostać wyzwaniom.
Dobre planowanie to nie tylko umiejętność zarządzania czasem, ale także uwzględniania naszego zmęczenia, poziomu stresu i obciążenia emocjonalnego. Jak to robić? Odpowiedzią jest świadome podejście, które łączy zrozumienie swoich zasobów z praktycznymi narzędziami, takimi jak matryca Eisenhowera.
Dlaczego dobre planowanie uwzględnia nasze zasoby wewnętrzne?
Każdy dzień to nie tylko zadania do wykonania, ale także nasze emocje, relacje i okoliczności życiowe. Warto pamiętać, że:
- Zmęczenie zyczne i psychiczne ogranicza naszą efektywność. Nawet najlepiej zaplanowany dzień może się nie udać, jeśli jesteśmy wyczerpani.
- Praca emocjonalna bywa niewidzialna, ale niezwykle obciążająca. Towarzyszenie komuś w trudnym czasie, zmaganie się z niepewnością zawodową czy troska o przyszłość to zadania, które pochłaniają naszą energię.
- Nieprzewidywalne okoliczności mogą wpłynąć na nasze plany. Choroba bliskiej osoby, nagły kryzys w pracy czy inne życiowe zawirowania wymagają elastyczności.
Przykład: Jeśli jesteś mamą, która jednocześnie pełni rolę liderki w pracy, Twoje plany mogą wyglądać inaczej w zależności od sytuacji:
- Masz za sobą ciężką noc z chorym dzieckiem? Zaplanuj mniej wymagające zadania na rano, kiedy będziesz potrzebować chwili na regenerację.
- W firmie trwa reorganizacja, a Ty czujesz stres związany z możliwymi zmianami? Zostaw miejsce w kalendarzu na spacery, ćwiczenia lub rozmowy z bliskimi, które pomogą Ci zredukować napięcie.
Matryca Eisenhowera: narzędzie do mądrego zarządzania priorytetami
Matryca Eisenhowera to prosta, a zarazem niezwykle skuteczna metoda planowania, która pomaga nam skupić się na tym, co naprawdę ważne. Opiera się na podziale zadań według dwóch kryteriów: ważności i pilności.
Podział zadań w matrycy Eisenhowera:
- Pilne i ważne – GASZENIE POŻARÓW (DO IT NOW) Zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi, ponieważ mają bezpośredni wpływ na Twoje cele lub sytuację życiową.
Przykłady: opłacenie rachunków, nauka na ważny egzamin za dwa dni, naprawa popsutego auta którym jeździsz codziennie, itp. Te zadania generują najczęściej takie emocje jak stres, zmęczenie, napięcie, wyczerpanie i żeby sobie z nimi dobrze radzić potrzebujesz rozwijać umiejętność nieodkładania na później, zarządzania kryzysowego i pracy pod presją czasu - Niepilne, ale ważne – PRODUKTYWNOŚĆ (PLAN IT) Zadania, które są kluczowe dla Twojego rozwoju lub długoterminowych celów, ale nie wymagają natychmiastowego działania.
Przykłady: nauka języków lub nowych umiejętności, planowanie tygodnia, regularne działania dla zdrowia itp. Te zadania najczęściej wygenerują Ci poczucie spełnienia, zadowolenia, satysfakcji, poczucia sensu i spokoju, a umiejętności jakich potrzebujesz do tego to planowanie i zarządzanie sobą i swoją energią w czasie - Pilne, ale nieważne – ZOBOWIĄZANIA (DELEGATE IT) Zadania, które trzeba zrobić szybko, ale ich wykonanie może być powierzone komuś innemu.
Przykłady: wpadanie na kawkę do sąsiadki, wy®ełczanie innych w błahych sprawach, wszystkie „powinno się” wynikające z „bo tak się przyjęło” itp. Tutaj najczęściej wygenerujesz sobie poczucie winy, frustrację, poczucie straconego czasu i bezsensu, dlatego potrzebujesz rozwijać się w asertywności, delegowaniu zadań i stawianiu granic. - Niepilne i nieważne – „ZACHCIEWAJKI” / POŻERACZE CZASU (DELETE IT) Zadania, które nie mają realnego znaczenia ani wpływu na Twoje cele – warto je zredukować lub całkowicie wyeliminować.
Przykłady: bezcelowe scrolowanie w sieci, rzucanie gier na każda nowość, itp. Co tu poczujesz? Chwilo∑a przyjemność prowadząca do poczucia utraconego czasu, żalu do siebie i złości, a może nawet poczucie braku kontroli czy nawet uzależnienia. Dlatego warto się rozwijać w umiejętności samodyscypliny i silnej woli.
Dlatego bardzo ważne jest tutaj rozumienie tych dwóch kategorii:
PILNE
- wymaga Twojej NATYCHMIASTOWEJ uwagi, bo ma określony termin realizacji i on się zbliża
- im dłużej je odkładasz tym większy generuje się stres (kończy się czas na realizację)
WAŻNE
- służy osiąganiu celów długoterminowych, jest elementem rozwoju
- najczęściej dotyczy Twoich wartości, wizji życia i priorytetów
Przykłady zadań dla różnych ról życiowych
Kobieta – liderka/managerka
- Pilne i ważne: Przygotowanie kluczowej prezentacji na zebranie zarządu
- Niepilne, ale ważne: Regularne szkolenie zespołu w zakresie komunikacji.
- Pilne, ale nieważne: Organizacja spotkania zespołu – można zlecić asystentowi.
- Niepilne i nieważne: Przeglądanie ofert nowych gadżetów biurowych – do odłożenia na
Mama
- Pilne i ważne: Wizyta u lekarza z dzieckiem, które ma gorączkę.
- Niepilne, ale ważne: Organizacja rodzinnych wakacji – można zaplanować w dogodnym czasie
- Pilne, ale nieważne: Kupno brakujących produktów na szkolną wycieczkę – można poprosić partnera lub kogoś z rodziny
- Niepilne i nieważne: Przeglądanie inspiracji na kolejne urodziny dziecka, które są za kilka miesięcy.
Jak połączyć matrycę Eisenhowera z uwzględnianiem zasobów wewnętrznych?
1. Zacznij od oceny swoich zasobów Przed planowaniem dnia odpowiedz sobie na pytania:
- Ile mam dziś energii?
- Czy coś mnie emocjonalnie obciąża?
- Jak wygląda moje otoczenie – czy mogę liczyć na wsparcie?
2. Ustal priorytety na podstawie matrycy
Umieść zadania w odpowiednich kwadrantach, ale pamiętaj, żeby pilnować balansu między pracą a regeneracją.
Przykład: Jeśli masz dużo zadań pilnych i ważnych, ale jednocześnie czujesz się wyczerpana, wykonaj tylko te absolutnie konieczne, a resztę przenieś na jutro.
3. Deleguj i eliminuj bez wyrzutów sumienia
Zrozum, że nie wszystko musisz robić sama. Delegowanie zadań i rezygnacja z tych nieistotnych to sposób na odzyskanie czasu i energii.
Podsumowanie: Dobre planowanie to sztuka uwzględniania siebie
Matryca Eisenhowera jest świetnym narzędziem do priorytetyzacji, ale prawdziwa sztuka planowania polega na uwzględnianiu własnych zasobów wewnętrznych. Każdy dzień to nie tylko zadania do wykonania, ale także Twoje emocje, potrzeby i relacje.
Dlatego pamiętaj, że skuteczne planowanie to nie tylko lista rzeczy do zrobienia, ale także troska o siebie. Daj sobie przestrzeń na odpoczynek, delegowanie zadań i przyjmowanie wsparcia od innych.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak efektywnie zarządzać czasem i sobą, zapraszam do współpracy! Wspólnie możemy stworzyć plan, który będzie działał w zgodzie z Twoim życiem i zasobami.